7 грешки што сметководството во trucking компанија мора да ги фати навреме

Ако работиш во сметководство неколку години, знаеш дека повеќето проблеми не настануваат при книжењето. Настануваат порано, кога документ недостасува, кога цената е погрешно препишана или кога некој мисли дека некој друг проверил. Во американските trucking компании тоа е уште поизразено, бидејќи секој товар носи свои документи, своја цена и неколку страни.

Еве седум грешки што се среќаваат најчесто и проверката што ја фаќа секоја од нив. Првите три веројатно ќе ти звучат познато од домашната пракса.

1. Ист товар фактуриран двапати

Ист load, две фактури. Клиентот или брокерот ќе ја одбие втората, но дотогаш AR-от е надуен, а извештаите се погрешни.

Проверка: секоја фактура е врзана за load ID. Пред фактурирање провери дали за тој товар веќе има фактура.

2. Цената не одговара на rate confirmation-от

На фактурата стои еден износ, на rate confirmation-от друг.

Проверка: договорениот износ се зема од rate confirmation-от. Секоја промена мора да е поткрепена со документ.

3. Недостасува POD

Нема доказ за испорака, или POD-от не покажува дека испораката е завршена.

Проверка: пред фактурирање потврди дека товарот е завршен и дека потребните документи се тука.

4. Неоправдан одбиток во settlement

На settlement-от на превозникот или owner-operator-от има одбиток што нема основа.

Проверка: пред да се книжи, потврди го превозникот, товарот, договорената цена и одобрените одбитоци. Секој одбиток мора да има основа во договорот и во документацијата.

5. Уплата распределена на погрешна фактура

Клиентот платил, но парите се затвориле на друга фактура. Едната изгледа платена, другата изгледа доцни.

Проверка: при плаќање поврзи го движењето на сметката со вистинската фактура, користејќи го remittance advice-от.

6. Грешка со картичка за гориво

Трансакција со картичка за гориво е внесена двапати или е припишана на погрешен камион.

Проверка: трошоците за гориво се поврзуваат со камион или товар кога е можно, а изводот од картичката се усогласува со книжењата.

7. Завршен товар што не е фактуриран до крајот на месецот

Испораката е направена, но фактурата не е издадена. Приходот го нема во месецот во кој е заработен.

Проверка: на крајот на месецот најди ги завршените товари што не се фактурирани и трошоците што настанале, а не се книжени.

Седум прашања пред секое книжење

Наместо да се паметат седум одделни правила, полесно е секоја трансакција да помине низ истите прашања:

1. Која е нашата компанија во оваа трансакција: превозник, брокер или нешто друго?
2. Кој е load ID-то и дали документите се совпаѓаат?
3. Кој ни должи пари и на кого ние должиме?
4. Кој износ е договорен и дали промените се правилно поткрепени?
5. Во кој сметководствен период припаѓа трансакцијата?
6. Која сметка од главната книга и кои димензии за следење (камион, возач, товар) се користат?
7. Какви докази ќе му требаат на друг сметководител за да ја провери трансакцијата?

Ако некој одговор не е јасен, застани и прашај ги операциите пред да книжиш.

Твоето искуство, американски процеси

Ако веќе работиш со AP, AR или главна книга, логиката на овие контроли ти е позната. Новото се документите, терминологијата и начинот на кој сè се врзува за товарот. Тоа е фокусот на програмата US Accounting за trucking компании во SMX: процеси, документи и системи (QuickBooks Online, TMS, Excel), без даноци, со практична вежба во секоја лекција и интегриран проект на крајот. Ако си сметководител, погледни ја страницата за сметководители. Ако допрва почнуваш, почни од us-accounting.smx.mk.