Rate confirmation, BOL и POD: документите без кои нема фактура во trucking

Еден превоз во САД остава зад себе неколку документи. Сметководството не ги изготвува повеќето од нив, но мора да ги провери сите. Ако цената, товарот и доказот за испорака не се совпаѓаат, фактурата не треба да излезе, а исплатата кон превозникот не треба да се книжи.

Еве ги документите што најчесто ќе ги среќаваш и што значи секој од нив.

Rate confirmation

Потврда за договорената цена и условите за товарот. Тука пишува колку чини превозот, а често и кои дополнителни трошоци се договорени. Ова е првиот документ со кој се споредува фактурата.

Bill of lading (BOL)

Транспортен документ што ја опишува стоката и деталите за пратката. Се создава или се собира при подигањето на товарот.

Proof of delivery (POD)

Доказ дека испораката е извршена, најчесто потпишан или потврден на друг начин. За сметководството POD е клучен, бидејќи превозникот фактурира откако ќе се прифати потребната документација за испорака. Нема POD, нема фактура.

Customer freight invoice

Фактурата за превоз што компанијата ја испраќа до клиентот или брокерот. Се следи во AR (побарувања).

Carrier invoice или settlement statement

Износот што компанијата му го должи на превозникот или на owner-operator-от. Settlement statement-от ја прикажува бруто исплатата, одобрените одбитоци, авансите и нето исплатата. Се следи во AP (обврски).

Сметки за гориво и поправки, извод од картичка за гориво

Доказ за оперативните трошоци. Добро е секој трошок за гориво да се поврзе со камион или товар кога тоа е можно, за да се знае колку навистина чинел превозот.

Remittance advice

Информација што објаснува кои фактури ги покрива едно плаќање. Без неа, уплатата лесно се распределува на погрешна фактура.

Каде влегува сметководството

Додека операциите го прифаќаат товарот, го испраќаат камионот, го подигаат и го испорачуваат, сметководството влегува на четири места:

1. Пред фактурирање: потврди дека товарот е завршен и дека потребните документи се тука.
2. Пред книжење на фактурата од превозникот: потврди го превозникот, товарот, договорената цена и одобрените одбитоци.
3. При плаќање: поврзи го движењето на банкарската сметка со вистинската фактура или settlement.
4. На крајот на месецот: најди ги завршените товари што уште не се фактурирани и трошоците што настанале, а не се книжени.

Низ целиот процес треба да постои јасна врска меѓу бројот на товарот (load ID), документите, сметководствениот запис и плаќањето.

Од што се состои цената на превозот

Кога ја споредуваш фактурата со rate confirmation-от, ќе видиш неколку ставки:

• Linehaul: основната цена, по милја или фиксна за товарот.
• Fuel surcharge: додаток што ја прилагодува цената кога се менува цената на дизелот.
• Accessorials: дополнителни трошоци, на пример detention (чекање), layover (престој преку ноќ), lumper (плаќање за истовар) или дополнителни застанувања.

Секоја од овие ставки треба да има основа во договорот или во документите. Ако на фактурата има accessorial што не е договорен, тоа е прашање за операциите пред фактурата да излезе.

Кратка проверка пред да издадеш фактура

• Дали цената на фактурата е иста како на rate confirmation-от?
• Дали има POD што покажува завршена испорака?
• Дали дополнителните трошоци се договорени и документирани?
• Дали овој товар веќе не е фактуриран?
• Во кој месец припаѓа трансакцијата?

Ако веќе работиш во сметководство, ова ти личи на проверките што ги правиш секој ден, само со други документи. Во програмата US Accounting за trucking компании во SMX документите се учат во првиот месец и потоа се користат во секоја вежба.